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Créer un vivier de candidats : mode d'emploi

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Créer un vivier de candidats s’avère bien utile lorsque l’on doit recruter en urgence. Aujourd’hui, certains responsables RH se retrouvent à gérer des remplacements de dernière minute plusieurs fois par semaine. L’absence d’un salarié est généralement connue moins de 48 heures avant sa prise de poste. Dans le cas d’un remplacement de courte durée, le recours à une base de données de potentiels candidats peut faire gagner un temps considérable. Nous allons voir comment exploiter cette ressource pour anticiper vos prochains recrutements.

Qu’est-ce qu’un vivier de recrutement ?

Un vivier de candidats est une liste de personnes préqualifiées ou qualifiées que les responsables RH ou manager conservent en cas de besoin. Cette base de données sert à accélérer un processus de recrutement en évitant l’étape de l’appel à candidatures. Ce « réservoir » de candidats s’étoffe grâce aux :

  • Candidatures non retenues, mais pertinentes ;
  • Salariés mobiles ;
  • Anciens CDD, contrats étudiants, stagiaires
  • Intérimaires...

Bien organisé et régulièrement mis à jour, le vivier de recrutement devient extrêmement efficace. Il permet de réduire drastiquement un processus d’embauche réclamant d’ordinaire 2 à 5 semaines 2. Cette base de données peut être structurée par :

  • Secteur géographique ;
  • Type de poste ;
  • Qualifications…

Elle se montre particulièrement utile pour répondre à un besoin de personnel urgent. Les services de ressources humaines y ont recours pour remplacer rapidement un salarié absent ou gérer un accroissement ponctuel d’activité.

Certaines entreprises, comme Kiloutou, mettent même cette pratique en avant. Elles prônent un traitement respectueux des candidatures non retenues grâce à des réponses personnalisées.

« Nos collaborateurs ont des profils très variés. Les postes du groupe sont diversifiés. Nous pouvons faire aujourd’hui un recrutement de commerciaux dans quelques-unes de nos agences et avoir besoin demain de techniciens. Cette méthode de réponses personnalisées nous permet de constituer un vivier de futurs candidats, métier par métier. » 
Un responsable RH Kiloutou

Pourquoi (se) créer une réserve ou pool de talents ?

Entretenir un réseau de candidats aide à anticiper et à mobiliser plus facilement une personne en cas de besoin. Cette agilité devient un impératif pour des raisons structurelles, mais aussi économiques et sociales.

Pour pallier un contexte imprévisible

Les besoins de personnel sont de plus en plus imprédictibles, notamment à cause des absences liées au Covid, ces dernières ont doublé en 2021. À cela s’ajoutent l’absentéisme lié aux impératifs personnels (ex. : garde d’enfants) et un taux de rotation qui a quintuplé en 30 ans. L’espace-temps des besoins en main-d’œuvre n’est plus le même. 58 % des dirigeants d’entreprises jugent les recrutements difficiles en 2022. Et selon notre sondage réalisé auprès d’un panel de DRH, 26% des interrogés ont à peine quelques heures pour trouver un remplaçant et 36% ne disposent que de quelques jours.

Pour sourcer des compétences rares

La dynamisation du marché du travail entraîne une volatilité des profils aux compétences rares : les meilleurs partent vite. Il faut donc anticiper ce phénomène et maintenir un contact continu avec les talents repérés et créer un vivier de compétences.

Pour lutter efficacement contre les coûts liés à l’absentéisme

46% des dirigeants ont vu les coûts liés à l’absentéisme augmenter en 20214. L’absence d’un salarié a évidemment des répercussions sur l’expérience de la clientèle et l’activité d’une entreprise. Comme le souligne Alain Gargani, président de la CPME Paca:

« La moindre absence est nécessairement une perturbation à laquelle il faut faire face. »

Mais cela affecte aussi les grands groupes qui constatent la dégradation de l’expérience client lorsqu’ils tardent à remplacer un collaborateur. De ce fait, le recours à un vivier de candidats s’avère, bien souvent, la solution de recrutement la plus rapide et donc, la plus économique.

Pour éviter l’effet domino

Le manque de personnel détériore les conditions de travail au sein d’une structure. C’est pourquoi il est important de pourvoir rapidement un poste vacant dans une équipe. Sans quoi, les collègues impactés risquent de s’épuiser, jusqu’à s’absenter à leur tour.

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Comment se constituer un vivier de candidats ?

Les occasions de créer un vivier de recrutement ne manquent pas. Cette tâche peut être accomplie aussi bien par les acteurs des ressources humaines que par les managers.

Les différentes méthodes pour créer une réserve de candidats

Construire une base de données de candidatures pertinentes s’effectue en continu, au fil des CV reçus et en restant attentif aux profils écartés ou rencontrés. Voici quelques actions concrètes à mettre en place pour y parvenir :

  • Collecter et classer les candidatures spontanées par métier ou compétence ;
  • Conserver les profils non retenus à la suite d’une offre d’emploi ;
  • Sauvegarder les contacts de talents repérés sur les banques de CV en ligne ou jobboards tels que Météojob ou le site du Pôle Emploi ;
  • Utiliser un réseau social professionnel, comme LinkedIn, pour trouver ou attirer de potentiels candidats ;
  • Profiter d’événements physiques pour récolter les coordonnées de profils intéressants ;
  • Faire appel au réseau personnel des équipes déjà en place et ainsi avoir sous la main des recommandations par cooptation ;
  • Archiver stratégiquement les contacts d’anciens intervenants venus en renfort par le passé.
  • Créer une liste de salariés volontaires pour effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires.

Les outils nécessaires à la création d’un vivier

 La manière la plus traditionnelle de gérer ce type de bases de données est l’utilisation d’un simple tableur (Excel ou Google Sheet). Vous pouvez ainsi créer plusieurs onglets avec une feuille de calcul pour chaque catégorie de votre vivier. Cependant, un tel outil vous heurte à un problème de taille : comment connaître la disponibilité d’une personne à un instant « T » ? La plupart des responsables RH le savent, le recours à un vivier les confronte tout de même à un fort taux d’échec de leurs appels, pour la simple et bonne raison qu’ils agissent à l’aveugle.

La digitalisation de cette méthode de travail à l’aide d’un logiciel peut permettre de centraliser et gérer un vivier de candidats plus efficacement. La solution Andjaro est, par exemple, capable d’informer les gestionnaires sur la disponibilité des candidats. La collecte des candidatures, des CV et des profils peut être automatisée.

Découvrir notre solution

De plus, passer par un outil en ligne confère, grâce à des paramétrages poussés, d’autres avantages :

  • Une réactivité quasi instantanée ;
  • Un tri par temps de trajet ;
  • Une automatisation de la contractualisation ;
  • Un contrôle automatique de la bonne application du Règlement général sur la protection des données ;
  • La traçabilité des solutions de recrutement utilisées ;
  • Une transparence sur le volontariat des candidats.

Le recours au digital donne une vision plus large et précise sur votre base de données. Cette solution permet également d’automatiser et de contrôler les tâches administratives les plus chronophages dans un processus d’embauche. Un gain de temps indéniable quand on en dispose déjà de peu !

En résumé, voici les 3 points essentiels à retenir sur la création d’un vivier de candidats :

  1. Le vivier de candidatures est une ressource essentielle pour une bonne gestion des recrutements, particulièrement en cas d’urgence.
  2. Créer et entretenir une réserve de talents est une tâche à effectuer en continu et sur le long terme.
  3. La digitalisation d’un vivier de candidats augmente considérablement la réactivité et permet une adéquation agile entre le besoin et le candidat.

Comment mieux piloter et réguler l’absentéisme au travail

Les indicateurs de mesure pour le surveiller, et les solutions
incontournables à mettre en place pour l’absorber quelle que soit
votre entreprise.

Image e-book absentéisme Andjaro

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