Pourquoi connaître sa masse salariale ?

De quoi la masse salariale est-elle composée ? En quoi la connaissance et de votre masse salariale peut-elle vous être utile ? Comment faire pour maîtriser au mieux vos coûts salariaux ? Voici nos éléments de réponse.

Optimiser sa masse salariale

Masse salariale : définition

L’INSEE définit la masse salariale comme l’addition des rémunérations brutes perçues par les salariés d’une entreprise ou d’établissement secondaire au cours d’un exercice comptable. Elle inclut donc :

En revanche, elle n’inclut pas les avantages en nature :

Ni les cotisations patronales :

Le calcul de la masse salariale de votre entreprise va donc cumuler avant tout les rémunérations brutes. Il sera différent selon l’utilisateur et servira d’indicateur clé pour établir votre budget prévisionnel, mais aussi pour définir les orientations stratégiques d’investissement de l’entreprise.  

On distingue deux calculs de la masse salariale :

La masse salariale comptable sera surtout utilisée en interne pour connaître le coût de l’ensemble des rémunérations de l’entreprise. Elle inclut les congés payés et les cotisations patronales.

La masse salariale budgétaire inclut les indemnités de licenciement tout en excluant les charges patronales notamment pour anticiper les budgets de rémunération et les hausses de salaire.

En quoi la masse salariale est-elle importante pour votre entreprise ?

À l’heure où les entreprises ont besoin de s’adapter en permanence à la demande de leur marché et face à un contexte économique souvent imprévisible, la gestion des talents va souvent de pair avec la gestion de la masse salariale. Continuer à croître sur des marchés compétitifs, et savoir affronter des crises sans précédent imposent aux dirigeants d’entreprises de compter sur une agilité désormais vitale pour leur organisation. Il s’agit de savoir anticiper les besoins et d’utiliser au mieux les savoir-faire disponibles dans l’entreprise tout considérant l’impératif de rentabilité. De tous les indicateurs clés mis à la disposition des directions d’entreprise, la masse salariale tient un rôle prépondérant pour prévoir et prendre les meilleures décisions tant sur le plan humain que sur le plan financier.

La masse salariale représente en général une part non négligeable des dépenses de votre entreprise. On parle de 20 à 80% du budget des dépenses en fonction du secteur d’activité. Son montant va donc dépendre du nombre total de salariés dans votre entreprise C’est donc un poste de dépense à suivre de près qui vous servira d’outil de mesure et d’anticipation des besoins. Elle vous demandera un pilotage réaliste tant financier qu’humain pour ne pas être trop coûteuse.

Sur le plan financier

  • Votre situation par rapport aux concurrents
  • Le ratio de votre masse salariale par rapport à votre chiffre d’affaires dans votre secteur

Par ailleurs le montant de votre masse salariale vous permettra de réaliser des calculs pour anticiper vos dépenses comptables en faveur des salariés, qu’elles soient sous forme de taxes ou de subventions :

  • La taxe d’apprentissage qui représente 0,68% de la masse salariale sur N-1
  • La subvention annuelle pour le Comité d’Entreprise (0,2% de la masse salariale a minima)
  • La contribution de votre entreprise à l’OPCA au titre de la formation professionnelle.

Elle sera aussi utile pour évaluer le montant du CICE, le crédit impôt collectivité emploi : en pourcentage de la masse salariale sur N-1 et sur des salaires inférieurs à 2,5 fois le SMIC.

Sur le plan humain

Les Directions des ressources humaines ont aujourd’hui à cœur de savoir recruter à bon escient mais et de retenir les talents au sein de l’entreprise. Une bonne connaissance de votre masse salariale vous permettra d’évaluer avec davantage de pertinence le budget consacré aux ressources humaines en la mettant en perspective avec le chiffre d'affaires réalisé par votre entreprise.

Elle devient alors un outil d’aide à la décision dans le cadre du pilotage de votre politique RH pour :

  • Planifier vos futurs recrutements :

Quel est votre contexte actuel ? Envisageriez-vous de recruter un salarié plutôt en CDI ou en CDD ? Est-ce adapté ? Autant de questions déterminantes sur le plan budgétaire et humain.

  • Établir une grille de salaire motivante en incluant d’éventuelles augmentations

Avoir une politique de rémunération structurée vous permettra de motiver vos salariés tout en veillant à la rentabilité de l’entreprise. Analyser ce qui se pratique sur votre marché et au sein de votre entreprise peut vous aider à fixer un montant qui conviendra au salarié tout en respectant votre budget et en maintenant l’équité dans vos équipes.

Il s’agira aussi d’accompagner la rétention des talents dans l’entreprise en valorisant les métiers à valeur ajoutée et qui soutiennent l’innovation et la compétitivité. Anticiper le versement de primes et d’augmentations permettra notamment de motiver les meilleurs et de soutenir la productivité.

  • Organiser le temps de travail

Il n’est pas toujours simple d’organiser le temps de travail au sein de son entreprise. Les périodes de vacances, le respect des contraintes légales (35h, heures supplémentaires, temps de repos…), la nécessité d’optimiser la productivité représentent un défi quotidien tant pour les managers, les RH que les finances. Dans ce cadre, la connaissance en temps réel de sa masse salariale sera un des facteurs incontournables de prise de décision.

Masse salariale : quels sont les modes de calcul ?

Il n’y a pas qu’une seule façon de calculer la masse salariale. Dans tous les cas, veillez à récupérer des données fiables. Car des résultats erronés pourraient lourdement impacter votre stratégie ! Pour établir le bon mode de calcul, tout dépend de votre objectif. Trois cas de figure existent :

Masse salariale brute

Vous souhaitez calculer votre masse salariale brute : sur la base de vos effectifs ou ETP (équivalents temps plein). Cet indice sera utile pour fixer vos objectifs humains et sociaux qui englobent les salaires, les embauches, etc.

Dans ce cas, vous ajouterez les salaires bruts + les primes + les heures supplémentaires puis vous enlèverez le montant des charges patronales.

Budget prévisionnel

Vous cherchez à établir un budget prévisionnel : l’indice va alors impacter l’ensemble du budget de l’entreprise. Vous devez alors projeter avec justesse des éléments de rémunérations variables inconnus mais aussi prendre en compte le mouvement de vos effectifs (départs programmés ou non, absentéisme, turn-over).

Vous ajouterez la somme des salaires bruts + les charges patronales + les indemnités de licenciement + les provisions liées aux congés payés.

Compte de résultat

Vous souhaitez calculer un compte de résultat : l’indice va vous permettre de déterminer la rentabilité de votre entreprise.

Ajoutez la somme des salaires bruts + les primes + les heures supplémentaires + les charges patronales + les provisions liées aux congés payés.

La mise en place d’un tableau de bord peut être utile pour gérer votre masse salariale et l’optimiser au mieux en fonction de votre contexte et de vos objectifs !

Mieux gérer sa masse salariale

Les obligations légales accrues de reporting social, les restrictions budgétaires, l’évolution des manières de gérer des effectifs demandent aux entreprises de disposer de données financières fiables mais aussi d’outils adaptés pour prendre les meilleures décisions managériales et stratégiques.  

Un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) vous permettra notamment d’automatiser les tâches liées à la gestion des ressources humaines et de récolter des données fiables pour un meilleur suivi de votre masse salariale. Une avancée non négligeable quand on sait que de nombreuses entreprises fonctionnent encore avec des tableaux Excel ! Le tableau de bord d’un SIRH est variable selon vos besoins et peut inclure de nombreuses briques. Les principales fonctionnalités restent :

  • La gestion des congés
  • La validation des demandes d’absence
  • La gestion des retards mais aussi des heures supplémentaires
  • La gestion de la paie
  • La gestion des dossiers du personnel

L’accès à ce type d’interface vous permettra de gagner du temps et d’éviter les erreurs… mais aussi d’établir une meilleure communication entre les ressources humaines et la comptabilité.

Reste la gestion du temps de travail et des ressources, un enjeu de taille directement lié à l’optimisation de la masse salariale. Nombreuses sont les entreprises dont les besoins de productivité sur le terrain varient d’un jour, d’une semaine ou d’un mois à l’autre. Ce contexte engendre des contraintes de disponibilité et des coûts importants pour trouver les ressources humaines.

L’entreprise doit donc connaître en temps réel ses ressources disponibles afin de pouvoir les affecter au bon endroit et au bon moment. Et ce à tous les niveaux de décision de l’entreprise, des managers à la direction des opérations.

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