Comment faire pour calculer votre équivalent temps plein ?

L'effectif d’une entreprise n’est pas une notion simple à cerner. Les mouvements de personnel peuvent être en effet nombreux selon votre activité, le contexte économique, le contrat de chacun de vos employés et la taille de votre entreprise. 

Au-delà de son impact sur vos obligations et vos charges, connaître votre effectif vous permettra de prévoir les bonnes ressources au bon moment et d’optimiser au mieux leur volume en fonction du contexte.

Parmi les méthodes de calcul de l’effectif, l’équivalent temps plein (ETP) est une unité de mesure importante pour établir un budget fiable et piloter au mieux sa stratégie d’entreprise.

Comment faire pour le calculer ? Quelles données devez-vous prendre ? Existe-t-il plusieurs méthodes ? Nous avons étudié le sujet pour vous.

Calcul de votre équivalent temps plein : les données à prendre en compte

Une entreprise a besoin de connaître ses effectifs pour des raisons sociales, financières et de pilotage stratégique. 

L’équivalent temps plein est une des façons de considérer l’effectif de votre entreprise et vous permettra de mesurer la charge et la capacité de travail d’un employé sur une année. 

Afin de calculer au mieux votre équivalent temps plein, voici les données principales à recueillir et leurs particularités.

Bien différencier les contrats

L’équivalent temps plein étant un mode de décompte lissé de vos effectifs, il est donc important de distinguer les typologies de contrat dans le calcul

Les salariés en CDI qu’ils soient en entreprise ou à travailleurs à domicile comptent pour 1 unité. Ainsi, 20 salariés en CDI = 20 équivalents temps plein.

En revanche, tous les autres salariés seront considérés en fonction de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois. Cela inclut : 

  • Les salariés en CDD
  • Les salariés intermittents
  • Les salariés mis à disposition de l’entreprise par un prestataire extérieur s’ils travaillent au sein des locaux depuis au moins 1 an
  • Les salariés temporaires provenant de l'intérim

Ainsi, 3 salariés en CDD pour une durée de 2 mois chacun représenteront : (3x2) / 12 = 0,5 équivalent temps plein.

Prendre en compte la durée du travail

La durée du travail est aussi un indicateur important dans le calcul de l’équivalent temps plein. 

La durée mensuelle légale du travail est comptabilisée sur la base de 52 semaines de 35 heures. Elle sera donc égale à 35 x 52 = 1820 heures / 12 mois = 151,67 heures.

Elle sera importante à prendre en compte dans le calcul de votre effectif mensuel moyen en ETP. 

Par ailleurs, tous vos salariés n’effectuent pas 35 heures par semaine. C’est le cas notamment des salariés à temps partiel.

Ainsi, prenons le cas de l’un de vos salariés embauchés à 20 heures par semaine. Il comptera alors pour : 20/35 = 0,57 équivalent temps plein. 

A noter : si certains de vos salariés cumulent un CDD et un temps partiel, alors les deux règles sont prises en compte. 

Ainsi, pour un salarié effectuant 17,5 heures par semaine pour une durée de 2 mois, on comptera : 17,5/35 x 2/12 = 0,125 équivalent temps plein.

Les cas à exclure du calcul

Veillez à exclure du calcul de votre effectif en équivalent temps plein : 

  • Les salariés en CDD, mis à disposition ou en intérim qui remplacent un salarié absent ou dont le contrat est momentanément suspendu (dû à un congé de paternité/maternité, d’adoption…) 
  • Les apprentis
  • Les titulaires d’un contrat d'insertion type initiative emploi 
  • Les titulaires d’un contrat de professionnalisation

Équivalent temps plein : calcul d’un cas concret

Afin de bien comprendre comment calculer votre équivalent temps plein, prenons le cas concret d’une PME dont les effectifs seraient composés de : 

  • 20 salariés en CDI
  • 2 salariés en CDI à temps partiel ayant travaillé chacun 60 heures dans le mois
  • 1 CDD de 3 mois à 100 heures par mois
  • 2 contrats d’insertion 

Commençons par calculer le nombre d’ETP sur 1 mois

  • Pour les CDI : 20x1 = 20 ETP 
  • Pour les CDI à temps partiel : 2 x 60 heures / 151,67 (durée mensuelle du travail) = 0,80 ETP 
  • Pour les CDD : 3 mois / 12 mois x (100 heures / 151,67) = 0,16 ETP
  • 2 insertions = 0 ETP

L’effectif du mois en ETP sera donc de 20,96 ETP. 

Pour le calcul annuel, il s’agira de refaire les comptes chaque mois puis d'additionner tous les résultats au 31 décembre avant de les diviser par 12 mois pour obtenir votre effectif moyen annuel en ETP. 

Les autres moyens de calculer son ETP

Plus la taille de votre entreprise sera importante, plus le nombre de données à agréger sera volumineux et plus les formules de calcul de votre ETP deviendront compliquées. 

C’est le cas notamment si votre entreprise possède plusieurs établissements. 

Si votre entreprise est une ETI ou un grand compte, d’autres moyens s’offrent à vous pour vous aider à gagner du temps et simplifier cette démarche. 

Dans tous les cas, il s’agira d’opter pour la solution la plus efficace pour votre structure en tenant compte des investissements financiers et du temps investi. 

  • Utiliser une calculatrice en ligne 

Vous pouvez entrer l’ensemble de vos données dans un outil en ligne qui prendra en charge toutes les opérations pour vous. Simple et efficace. 

  • Développer un outil sur-mesure 

Vous pouvez aussi solliciter votre service informatique ou un prestataire extérieur pour vous concocter un logiciel sur mesure. Dans ce cas, veillez à border le cahier des charges pour vérifier la faisabilité du projet. Car compiler des données RH est un vrai métier ! 

  • Faire appel à un consultant expert 

Faire appel à un professionnel en matière juridique ou fiscale peut aussi constituer une solution. Vous devrez lui faire confiance car il faudra lui donner accès à l’ensemble des données fiscales et RH de votre entreprise.

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