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Calcul des heures supplémentaires : comment s’y prendre ?

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Depuis la mise en place des 35 heures pour encadrer le temps de travail hebdomadaire, les entreprises ont l’obligation de payer le temps de travail effectué au-delà de cette durée légale. Nombreuses sont les entreprises qui y ont recours pour gagner en flexibilité, avec des causes multiples. Dépendantes d’un régime juridique spécifique, les heures supplémentaires entraînent une majoration de la rémunération côté salarié et un coût parfois non négligeable côté entreprise. Comment calculer les heures supplémentaires de vos salariés pour mieux anticiper ce pôle de dépense ? Quelles sont les pistes pour les optimiser ? On fait le tour de la question.

A quoi servent les heures supplémentaires ?

Travailler plus pour gagner plus. Telle était la volonté de la loi TEPA (travail emploi pouvoir d’achat) du 21 août 2007 qui a soutenu les entreprises et les salariés pour recourir aux heures supplémentaires en les exonérant d’impôts et en allégeant les charges salariales et patronales.

Depuis, les heures supplémentaires sont rentrées dans les mœurs et ont continué à être utilisées. Pour les entreprises, elles permettent davantage de flexibilité. Pour les salariés, c’est un moyen d’arrondir ses fins de mois.

Pour répondre à des contraintes souvent imprévues comme lors d’un pic d’activité suite à une hausse des commandes, l’entreprise peut décider de faire effectuer des heures supplémentaires à ses salariés plutôt que d’embaucher.  

Tous les salariés peuvent être amenés à en faire, sauf les cadres dirigeants et certains cadres soumis au forfait annuel jour.

Le salarié à qui l’on demande de faire des heures supplémentaires est tenu de les réaliser sauf en cas de refus légitime.

Néanmoins, un cadre est fixé par la loi :

  • La convention collective ou l’accord de branche fixe un plafond maximal annuel d’heures. Il est fixé à 220 heures par salarié à défaut d’accord.
  • L’employeur doit respecter la durée maximale du travail soit 48 heures par semaines ou 44 heures en moyenne sur 12 semaines.
  • L’employeur peut demander à ses salariés de travailler jusqu’à 60 heures par semaine en cas de « circonstances exceptionnelles ».

Pour être en conformité avec la loi, tout doit bien sûr figurer dans la fiche de paie : nombre d’heures indemnisées, taux appliqués, etc. Vous pouvez aussi décider d’une indemnisation complémentaire qui peut porter le salaire à 100 % de son montant habituel.

Par ailleurs, les salariés des secteurs dits « protégés » car particulièrement touchés par la crise (tourisme, culture, transport, sport, événementiel...) bénéficieront d’un maintien à 100 % de leur rémunération. Si vous êtes employeur dans l’un de ces secteurs, vous pourrez compter sur une allocation de 60 % de la rémunération horaire brut dans la limite de 4,5 fois le Smic avec un plancher toujours à 8,11 €.

À noter : Les heures supplémentaires ne sont pas à confondre avec les heures complémentaires qui concernent les contrats à temps partiel

Quelles sont les règles pour le calcul des heures supplémentaires ?

Quand on souhaite faire travailler ses salariés au-delà de la durée légale, le principe est simple. La base à prendre en compte pour le calcul des heures supplémentaires est toujours de 35 heures par semaine, durée fixée par le code du travail.

Ainsi, toute heure dépassant cette durée sera considérée comme heure supplémentaire. Vous devrez alors appliquer une majoration aux heures effectuées et/ou proposer un repos compensateur.

La majoration des heures supplémentaires est soumise principalement à deux taux selon le nombre d’heures effectuées au-delà du contrat :

  • 25% pour les 8 premières heures effectuées (la 36ème et la 43ème heure)
  • 50% à compter de la 44èmeheure de travail

Simulons un exemple : Pour un salarié soumis aux 35 heures, avec un taux horaire de 15 €, et qui a effectué sur la semaine 42 heures, soit 7 heures supplémentaires, il sera rémunéré : (7x15) + (7x15) x 25/100 = 131,25 €

S’il avait effectué non pas 7 mais 10 heures supplémentaires, vous auriez majoré 8 heures à 25% + 2 heures à 50%.

À noter :

  • Pour les salariés aux 39 heures, 4 heures seront considérées comme des heures supplémentaires dites structurelles et valorisées comme telles dans la rémunération.
  • Si l’un de vos salariés dépasse le plafond annuel, vous devrez indemniser les heures effectuées avec un repos compensatoire. Pour une entreprise de 20 salariés au plus, la contrepartie équivaudra à 50% des heures supplémentaires effectuées et à 100% pour une entreprise de plus de 20 salariés.
  • Les différentes primes versées à vos salariés telles que les primes de panier, les primes de vêtements, les primes de déplacement, primes de vacances, de participation ou les primes de 13ème mois ne seront pas comptabilisées dans le calcul du taux horaire. En revanche, celles qui constituent une « contrepartie directe du travail fourni » sont comptabilisées : prime de froid, de risque, de vol, de travail le dimanche, de nuit, prime de production, etc.

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Quelles limites aux heures supplémentaires ?

En tant qu’employeur, vous pouvez bénéficier d’une exonération d’assurance vieillesse à hauteur de 11,3 % du salaire de votre employé. Mais si recourir aux heures supplémentaires peut aider à un surcroît d’activité ponctuel, dépasser régulièrement le contingent et majorer à outrance peut représenter un coût important. Sans parler des conséquences néfastes de l’absentéisme et des accidents dus à la surcharge de travail. Dans ce cas, il peut être intéressant d’envisager d’autres solutions.

Repenser l’organisation du temps de travail peut alors être une piste à envisager.

  • D’abord, en évaluant la charge de travail de chacun dans l’entreprise pour mieux la répartir ensuite et éviter les excès.
  • Ensuite, en ajustant les effectifs. Si vous savez où sont vos employés et sur quoi ils travaillent, vous saurez redistribuer au mieux votre personnel en fonction des besoins.
  • Vous pouvez aussi essayer de planifier l’activité en fonction de votre saisonnalité ou de la connaissance de vos clients.

Une solution digitale d’optimisation de la masse salariale pourra vous aider à prendre davantage de hauteur vis-à-vis de votre structure notamment si vous travaillez dans une grande entreprise. Une plateforme de mobilité ponctuelle vous permettra de visualiser en temps réel l’ensemble de vos ressources disponibles qu’elles soient internes ou externes afin de les détacher au mieux sur les sites où vous en avez le plus besoin.

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