Workforce management

Définition de workforce management

Le workforce management est un concept assez simple : il s’agit de la gestion du personnel et de la valorisation des salariés. Cette idée place les collaborateurs comme la plus précieuse ressource d’une entreprise. Les employés sont au premier plan.

La définition du workforce planning en découle directement : en standardisant les processus entre les services, il est possible d’aligner les équipes sans cloisonnement et d’orienter une entreprise dans la bonne direction.

L’efficacité horaire des employés peut augmenter grâce à un effort interdisciplinaire permettant aux organisations d’optimiser leur performance et leurs compétences. Le workforce management consolide des domaines comme la gestion RH ,la gestion de la performance, la gestion du besoin et l’analyse de données.

Workforce management et pilotage d’activité : quelles différences

Le workforce management consiste à optimiser les plannings horaires de travail en se basant sur une charge de travail prévisionnelle. Les entreprises se posent la question suivante : « Combien d’employés sont-ils nécessaires pour réaliser cette charge de travail prévisionnelle de manière optimale, en tenant compte des effectifs existants ou accessibles ? ». Les ressources RH doivent évaluer des facteurs comme des contrats de travail, les compétences des employés et leurs souhaits d’évolution, mais aussi les contraintes légales et conventionnelles (heures supplémentaires, temps de repos, etc.).

Le pilotage d’activité consiste plutôt à optimiser le quotidien des équipes de travail présentes. On se pose plutôt des questions comme : « Qui fait quoi ? Combien de temps prend chaque tâche ? Quelles sont les priorités ? Comment répartir cette charge de travail ? ». Il s’agit d’un process de management du personnel moins poussé que le workforce management.

Les étapes d’une stratégie de workforce planning efficace

La création d’une strategic workforce planning se déroule en 3 étapes principales :

  1. Répertorier l’existant : il faut commencer par établir un constat des ressources actuelles et faire un état des lieux des collaborateurs évoluant au sein de l’entreprise. Une fois ces compétences identifiées, le workforce management utilise ces données et les couple avec des outils comme le référentiel métiers ou la cartographie de compétences.
  2. Anticiper les évolutions : il faut identifier les besoins prévisionnels. Les évolutions peuvent être techniques, organisationnelles ou économiques. Le but ici, c’est d’analyser l’impact sur les effectifs, les missions, etc.
  3. Ajuster les ressources : selon les effectifs analysés et les scénarios anticipés, il y a différents leviers à activer concernant la mobilité, la formation ou encore le recrutement.

Les avantages d’une stratégie de workforce management

La bonne mise en œuvre d’un workforce management process permet à une entreprise de rationaliser ses procédures internes, le tout pour maximiser la productivité des employés et augmenter la performance globale de l’organisation.

Une approche réussie de la gestion workforce offre de multiples avantages :

  • mieux planifier les ressources de l’entreprise ;
  • mettre en place des normes plus efficientes ;
  • réduire les risques lors des prises de décision ;
  • baisser les coûts de la main d'œuvre ;
  • augmenter la mobilité des employés ;
  • réduire le turnover ;
  • améliorer la motivation des employés en les impliquant dans le processus de planification et en équilibrant la charge de travail ;
  • construire une équipe de planification plus efficace.

Le bénéfice du workforce management représente l’assurance d’obtenir un bon niveau de personnes qui travaillent aux bons horaires. Son évolution vers le SIRH fluidifie tous les processus RH pour augmenter la productivité.

Le workforce management et les enjeux RH

En effet, les acteurs du workforce management complètent leurs offres avec un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH). Le but est de fluidifier, de fiabiliser et d’effectuer un suivi sur l’ensemble du process RH en automatisant et en dématérialisant chaque processus lié aux effectifs de personnel (gestion des heures, plannings, congés, paies, etc.). Parmi les secteurs concernés, on retrouve surtout l’industrie de la distribution et de la restauration : la gestion du capital humain et du temps représente un enjeu particulièrement important.

Le recours à un outil de workforce management permet de simplifier le processus RH grâce à l’acquisition et la gestion des talents, la gestion et l’optimisation des temps et l’intégration des modules de paie. Par exemple, l’optimisation du calcul de la charge de travail aide concrètement à diminuer les files d’attente des caisses ou des call-centers.

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