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Trouver des solutions face à l’absentéisme de fin d’année

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Si la réflexion se pose d’un consumérisme décroissant voire zéro déchet, fin d’année oblige, la course aux cadeaux commence tout de même dans de nombreux foyers. Pour des secteurs comme la grande distribution, le commerce de proximité ou la logistique, la période des fêtes de fin d’année présente donc des enjeux multiples. Elle conjugue bien souvent un pic majeur d’activité avec un absentéisme plus marqué au sein du personnel – ce sans même prendre en compte l’impact des départs en congés.

Comment anticiper efficacement le « coup de chaud » à l’approche de Noël et du Nouvel An ? Quelle solution pour les entreprises face à l’absentéisme de fin d’année ? Certaines stratégies de gestion RH et outils associés permettent d’aborder cette période charnière avec plus de sérénité.

2022 : un regain d’absentéisme dans les entreprises

Le dernier baromètre Malakoff Humanis, publié pour l’année 2022, fait état d’une situation difficile en matière de taux d’absentéisme, et tout particulièrement médical.

Après une inflexion en 2020 et 2021, notamment due aux autorisations spéciales d’absence dans le contexte du Covid-19, le phénomène repart à la hausse. 42% des salariés ont fait l’objet d’au moins un arrêt maladie cette année, soit un niveau supérieur au précédent record établi à 40% en 2016. À titre de comparaison, ils n’étaient que 32,3% en 2011.

Les arrêts concernent :

  • Les maladies dites « ordinaires » (27% des arrêts) ;
  • Les troubles psychologiques (20% des arrêts), par ailleurs responsables de la majorité des arrêts de longue durée ;
  • Les troubles musculosquelettiques (16% des arrêts).

Le taux est par ailleurs supérieur à la moyenne chez les femmes (48%) ou encore les plus jeunes collaborateurs, dont l’étude n’hésite pas à pointer la dégradation de la santé mentale.

Bon à savoir : Comment expliquer l’absentéisme de fin d’année en entreprise ?
Risques psychosociaux, pathologies de longue durée, désengagement du collaborateur,… Les principales causes de l’absentéisme en entreprise sont aujourd’hui bien identifiées.  En fin d’année, la tendance s’aggrave dans la majorité des organisations pour différentes raisons : facteur saisonnier, épidémies hivernales, accumulation de fatigue due à l’augmentation d’activité...

Quelles mesures préventives pour limiter l’absentéisme de fin d’année ?

Comment réduire l’absentéisme au travail ? La question occupe l’esprit de la plupart des responsables des ressources humaines. Elle pose également des enjeux importants en termes de continuité opérationnelle, surtout pendant le pic d’activité des fêtes de fin d’année.

L’absentéisme zéro n’existe pas, mais certaines mesures de nature organisationnelle peuvent grandement contribuer à limiter à la fois :

  • Le nombre des absences ;
  • La durée des absences ;
  • Leur niveau d’impact sur l’entreprise dans son ensemble.

Piloter l'absentéisme au travail et agir - Andjaro

Anticiper les périodes de pointe d’activité

La première étape consiste à bien connaître les contraintes de votre propre secteur d’activité. Il s’agit d’identifier précisément les mois, les semaines ou même les jours se caractérisant par la plus forte charge de travail, afin de mieux les anticiper. Selon le secteur considéré (logistique, retail et grande distribution...), la hausse d’activité sera en effet plus ou moins longue et intense.

Votre base de connaissance client constitue un relais précieux pour affiner cette analyse préalable. La détection des comportements les plus récurrents autorise une vraie démarche prévisionnelle pour anticiper l’augmentation subite des commandes.

Ces différentes informations peuvent ensuite être mises à contribution pour :

  • Évaluer le besoin en personnel pour chaque jour travaillé ;
  • Se laisser une marge de manœuvre pour gérer un pourcentage minimal d’absences imprévues ;
  • Optimiser le planning d’emploi de chaque collaborateur en interne ;
  • Déterminer le nombre de postes à travail à renforcer temporairement.

Augmenter l’incitation financière des collaborateurs présents

La présence continue des équipes, y compris pendant les périodes les plus difficiles en termes de volume d’activité, peut être encouragée par différents dispositifs incitatifs. À titre d’exemple, la RATP a récemment mis en place une prime de présence destinée à récompenser les salariés ne générant aucune absence imprévue, à hauteur de :

  • 100 € pour le 1er mois de présence continue ;
  • 150 € pour le 2e mois ;
  • 200 € pour le 3e mois.

Anticiper les congés payés des collaborateurs

Augmentation des ventes ou de la fréquentation en magasin, service client sur-sollicité, envoi de colis en masse par le service logistique… Une période de forte activité nécessite de compter sur un plus grand nombre de personnels. Il est donc primordial de bien anticiper le surplus d’activité et notamment les congés prévisibles de vos collaborateurs, pendant cette période propice aux regroupements familiaux :

  • Fixez à l’avance le nombre de congés autorisés pour chaque jour ou chaque semaine, en déterminant par exemple un quota minimal de présents ;
  • Établissez un planning de présence dans chaque service ou direction, sous la responsabilité des chefs d’équipe ou encadrants ;
  • Encouragez vos collaborateurs tout au long de l’année à consommer une partie de leurs droits à congés en période creuse.

En gérant soigneusement les absences programmées, vous éviterez en partie le double impact des congés et de l’absentéisme pendant la période la plus critique.

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Limiter le recours aux contrats courts et au recrutement extérieur

Face à une pénurie ponctuelle d’effectifs présents, le réflexe de la grande majorité des entreprises consiste à se tourner vers les intérimaires ou les contrats de travail de courte durée : les CDD représentent aujourd’hui environ 7 embauches sur 10 en France. La solution du travail précaire présente toutefois certaines contreparties négatives, dans la mesure où elle implique :

  • Un coût financier non négligeable (versement de la prime à l’embauche ou de la prime de fin de contrat...) ;
  • Une gestion plus complexe et chronophage (processus de recrutement et de formation, intégration dans l’équipe…) ;
  • Un faible engagement des collaborateurs recrutés sur ce type de contrats ;
  • Un turnover très élevé, empêchant une fidélisation durable des effectifs sur leurs postes.

En période tendue et notamment pendant les fêtes de fin d’année, ces différentes difficultés tendent à s’additionner et à s’aggraver.

Optimiser l’organisation interne et l’allocation de vos ressources

Pour réduire votre dépendance aux contrats courts qu’il faudra former en urgence, des démarches sont envisageables en interne. Il est notamment possible d’encourager et de faciliter la réalisation d’heures supplémentaires et heures complémentaires au sein de l’entreprise pour tous les collaborateurs intéressés. Contrairement aux idées reçues, 84% des salariés sont prêts à effectuer des remplacements de collègues ou à travailler dans d’autres équipes en échange d’avantages et d’une rémunération plus importante (Baromètre Odoxa pour Andjaro, novembre 2022). Ce gain en pouvoir d’achat pourra permettre à certains collaborateurs d’offrir des cadeaux à leurs proches. Pour des fêtes joyeuses et conviviales, pensez-y !

L’utilisation d’une solution logicielle adaptée permet de croiser en temps réel les besoins de personnel et les ressources humaines disponibles, à l’échelle d’un site, d’une entreprise ou même d’un groupe d’entreprises. Ce type d’outil se révèle très intéressant pendant le pic d’activité des fêtes de fin d’année.

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