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Remplacer un salarié absent : les règles à connaître

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COVID, enfants malades ou cas contact… Depuis 2019, la durée d’absences ponctuelles et imprévisibles a augmenté de 20,4 % selon l'IFOP. Dans de telles situations, managers et services RH doivent se démener pour remplacer les salariés absents au plus vite. Qu’il s’agisse de faire face à l’absentéisme en interne ou en externe, les échanges et les protocoles légaux sont nombreux. Voyons ensemble dans le détail les solutions s’offrant à vous pour réaffecter un poste dans l’urgence.

Faire face aux absences : se réorganiser et prioriser en équipe

Pour pallier le déséquilibre opérationnel engendré par l’absence d’un salarié, les RH et les managers ont recours à 4 solutions :

  1. embaucher en CDD ;
  2. faire appel à une agence d’intérim ;
  3. répartir et attribuer la charge de travail àun ou plusieurs collègues du service ;
  4. détacher le collaborateur d’un autre site.

Au sein de grandes structures, il est courant d’anticiper les absences en prévoyant un vivier de secours (anciens CDD, apprentis, etc.) et en planifiant soigneusement les équivalents temps plein.

Les responsables managériaux et les RH doivent donc travailler de concert pour prévoir les absences :

  • quantifier la force de travail (ETP) ; 
  • lister les tâches et les compétences des employés ;
  • planifier les périodes de remplacement ;
  • entretenir une communication transversale ;
  • maintenir une veille sur le respect du Code du travail et de la convention collective. 

Cette organisation fonctionne bien pour gérer les interruptions de travail prévisibles (congés maternité, congés de formation, etc.), mais lorsqu’il s’agit d’absentéisme ponctuel, elle peut manquer de flexibilité et de réactivité. 

« Une transformation RH semble indispensable : les DRH devront alléger les organisations et mener des projets de digitalisation et d’externalisation de tâches administratives non prioritaires – comme l’absence – pour se laisser plus de temps et de souplesse dans la gestion du climat social, une des clés d’un avenir plus radieux. » Julien Vernay, directeur du pôle Efficience chez Leyton

Solliciter l’externe pour remplacer un salarié absent

Le moyen externe le plus utilisé pour le remplacement d’un salarié en maladie reste le recours aux contrats de courte durée.

Le recours au CDD ou à l’intérim

Que ce soit en CDD ou en intérim, il existe 2 solutions pour en définir la durée :

  1. le contrat à date fixe pouvant être renouvelé 2 fois dans la limite de 18 mois ;
  2. le contrat à terme imprécis, avec pour motif, le retour du collaborateur absent dont le renouvellement est impossible.

Pour le remplacement d’un salarié absent, le Code du travail autorise le recours aux contrats courts,quelle que soit la raison de l’absence, excepté en cas de grève.

Même si l’on doit appliquer le principe d’égalité entre les contrats CDD et l’intérim en matière de rémunération, de congés payés… L’intérim coûtera plus cher à l’entreprise à cause de la commission versée aux agences. Par ailleurs, le CDD autorise une période d’essai supérieure.

Bon à savoir : le salarié doit recevoir son contrat à durée déterminée dans les 2 jours ouvrés après son embauche. Dans le cas contraire, 2 risques vous guettent :

  • Il peut vous réclamer une indemnité d’un mois de salaire pour non-signature de contrat (ordonnance n° 2017-1387).
  • S’il ne signe pas le CDD, il est susceptible de demander une requalification du contrat en CDI.

Le CDD pour remplacement d’un salarié absent : les règles à respecter

Délai de carence

  • la moitié de la durée du contrat pour ceux de moins de 14 jours ;
  • le tiers de la durée du contrat pour ceux de plus de 14 jours.

Toutefois, la conclusion de CDD successifs sans délai de carence est autorisée pour remplacer un employé absent. Cependant, cela ne vous épargne pas le versement d’une indemnité de fin de contrat à chaque fois.

Rémunération

La rémunération du remplaçant et du remplacé doit être identique. À condition de travail et qualification équivalentes, elle ne peut être inférieure.

Remplacement de plusieurs salariés absents

Un même contrat court ne permet pas de remplacer plusieurs salariés absents. Cette règle est valable aussi bien pour les CDD que les contrats d’intérim.

Sanctions pénales possibles

Dans le cas du non-respect des réglementations liées au CDD, l’employeur s’expose à : 

  • une amende de 3 750 € ; 
  • 7 500 € en cas de récidive ; 
  • une peine d’emprisonnement de 6 mois.

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Solliciter l’interne : remplacement d’un salarié absent par un collègue

Dans l’urgence, il semble parfois plus rapide et moins risqué de faire face à l’absentéisme en interne. Quelle que soit la manière, il existe aussi quelques règles à respecter.

Le remplacement d’un salarié absent par un collègue sur site

Un collègue de travail peut remplacer temporairement un employé absent. Afin que celui-ci puisse endosser d’autres responsabilités, il est important pour l’employeur de formaliser ce type de remplacement avec un avenant. Celui-ci doit préciser :

  • le caractère temporaire de la mission et sa liaison avec l’absence d’un collaborateur ;
  • la réintégration au poste précédent dès le retour du salarié absent ;
  • le renoncement au maintien du complément de rémunération lié aux nouvelles responsabilités dès le retour à son emploi antérieur.

Le nombre d’avenants reste néanmoins limité à 6 ou 10 sur une même année selon les accords d’entreprise.

Le recours aux heures supplémentaires ou complémentaires

Managers et services RH peuvent s’entendre pour répartir les tâches de l’employé absent entre les salariés de même qualification. Les heures effectuées dans le cadre de remplacements restent néanmoins régies par l’art. 321c du Code des obligations (CO). Elles doivent donc donner lieu soit à une majoration minimum de 25 %, soit à un congé compensatoire avec l’accord du salarié.

Attention, si vous faites passer un temps partiel à plus de 35 heures, il y a un risque de requalification automatique en contrat à temps plein.

Dans ces conditions, pour éviter la surcharge de travail, les tâches dites « non urgentes » sont souvent différées.

Le détachement d’un collaborateur extérieur au site

Lorsque l’entreprise fait partie d’un groupe, il est possible d’envisager la mise à disposition temporaire de main-d’œuvre sans but lucratif. Dans ce cas, la personne détachée reste salariée de son employeur d’origine et demeure rémunérée par celui-ci. Ce dispositif est basé sur le volontariat, l’accord du détaché est impératif ainsi que la consultation des représentants du personnel. Une convention de mise à disposition est alors rédigée entre les deux sociétés. L’entité prêteuse facture à l’entreprise demandeuse le salaire et les charges patronales.

Digitaliser le remplacement des collaborateurs

Ce que l’on constate avec ces différents recours, c’est qu’ils sont chronophages et soumis à de nombreuses conditions réglementaires. Dans l’urgence, les managers et les RH ne peuvent pas être aussi réactifs que le besoin. Il leur faudrait une vue exhaustive et instantanée sur la disponibilité des employés et une vérification automatique des contraintes légales. C’est justement ce que permet la digitalisation de la gestion des effectifs.

La solution Andjaro simplifie et flexibilise la recherche de salariés, qu’il s’agisse de faire face à un surcroît ponctuel d’activité ou de remplacer un collaborateur absent. Cet outil peut se coupler à un Vendor Management System, à l’ensemble de l’écosystème SIRH, ou à des API.

Découvrir notre solution

Lorsque l’on sait que 70 % des besoins en remplacements s’inscrivent dans l’urgence, l’agilité et le gain de temps sont indispensables, et surtout facteurs de compétitivité.

« L’appel massif aux contrats précaires est souvent lié à une réaction hâtive du manager/recruteur, qui fait appel à un contrat pour un ou deux jours faute de visibilité exhaustive et instantanée sur les ressources disponibles à l’intérieur même de son entreprise ou de son écosystème. Réduire cette friction, c’est rationaliser le rapport à l’emploi et à la précarisation de l’emploi. »
Quentin Guilluy, cofondateur et CEO d’Andjaro

Pour résumer, voici les 3 points à retenir concernant le remplacement d’un salarié absent :

  1. La recherche manuelle de solutions de remplacement réclame de nombreux échanges et du temps ;
  2. Les solutions externes ou internes sont soumises à de nombreuses règles légales pouvant être omises dans l’urgence ;
  3. La digitalisation permet d’optimiser la gestion des effectifs en temps réel et de résoudre les points précédents.
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