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Les RH et les remplacements urgents : quelles habitudes, quels irritants ?

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Toutes les organisations font face à des enjeux de recrutement. Valorisation de la marque employeur, rédaction d’une offre claire et attractive, diffusion sur les bons canaux... Le processus porté par la fonction RH doit être maximisé pour porter ses fruits.

Mais il est complexe de prévoir en avance tous les besoins de personnel. Cas de COVID, arrêts maladie, garde d’enfants, absences imprévues, départs anticipés à la concurrence (comme le montre la Grande Démission), ou encore pics d’activité... Nombreuses sont les raisons qui conduisent la fonction RH à recruter dans l’urgence.

Les industries les plus touchées par ce phénomène sont celles dites des “cols bleus” : transport, logistique, santé, retail, restauration-hôtellerie, propreté, construction... Là où la pénurie de talents est déjà déplorée, elle se retrouve accentuée par le caractère urgent et imprévisible du besoin. La tendance, accentuée par la crise sanitaire, oblige les fonctions RH à redéfinir leur rôle et à trouver des solutions pour anticiper et ne plus subir ces situations.

Dans ce contexte, comment s'organise la gestion des recrutements urgents chez les RH ? Sont-elles suffisamment équipées pour faire face à l’imprévisible ?

Pour mieux comprendre la réalité de leur quotidien, nous avons interrogé un panel de DRH et RH grâce à une étude réalisée avec le soutien de Made in Vote. Voyons ensemble ce que les résultats, illustrés en infographie, nous apprennent.

Les remplacements urgents sont fréquents

Premier constat chez la moitié des RH interrogés : résoudre un remplacement urgent a lieu plusieurs fois par semaine. L'événement est donc loin d'être isolé ! C’est peut-être aussi votre cas ?

Les besoins sont surtout de courte durée

On aurait à penser que la plupart des absences ou besoins de personnel sont de longue durée, causés par exemple par des arrêts maladie. Pourtant, 45% des remplacements chez nos répondants sont recherchés pour une durée d’une semaine et moins.

Remplacer : un partage de responsabilités entre le RH et le manager

58% des RH qui gèrent les remplacements urgents affirment qu'il ne s’agit pas de leur mission principale. Alors que certaines entités disposent d'un chargé de recrutement ou d'un “staffing manager” alloué à cette tâche, d'autres organisations centralisent la mission directement auprès des managers opérationnels. Dans les 2 cas, c'est la coordination du binôme RH – manager opérationnel qui assure efficacité et rapidité dans ce type de remplacement.

Les RH rencontrent des difficultés au vu des délais

Besoin d’un remplacement ? La course à la montre commence ! 72% des RH estiment que le plus difficile est de trouver les bons profils dans les délais impartis. En effet, 26% des interrogés ont à peine quelques heures pour trouver un remplaçant, 36% ne disposent que de quelques jours. Mais ces délais sont bien insuffisants quand on sait qu’il faut en moyenne 6 semaines pour recruter, entre la publication de l’offre et l’intégration du candidat dans l’entreprise.

Digitaliser la gestion du sous-effectif - Andjaro

Les options actuelles sont limitées

1 RH sur 2 essaie de solliciter le personnel en interne pour répondre au besoin de remplacement. 65% d’entre eux finissent par se tourner vers l’intérim, et pour cause : activer l’interne est souvent complexe faute de moyens et de visibilité. Comment sélectionner les profils disponibles et compétents sans connaissance centralisée ? La réponse va souvent au plus rapide et au plus simple.

Les processus de remplacements ne sont pas assez digitalisés

64% des RH interrogés estiment manquer d’outils pour automatiser les tâches liées aux remplacements urgents. Création et sollicitation des viviers de candidats en ligne, édition des contrats et signature électronique, transfert des données à la paie : ces tâches chronophages et très opérationnelles décentrent la fonction RH de toutes ses missions. 50% des répondants se trouvent même dans l'obligation de gérer tout le processus manuellement, sur la base de tableurs Excel, fichiers de référencement, appels téléphoniques, etc. Pourtant des solutions existent.

S’aider d'un logiciel pour gérer les remplacements en urgence

Et si un logiciel aidait les fonctions RH à gérer les remplacements pour qu’ils puissent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée ? Voici les fonctionnalités qu’ils choisiraient :

  • La possibilité de pré-qualifier un vivier de candidats
  • La visibilité immédiate des profils disponibles
  • La digitalisation des contrats et des signatures

Vous souhaitez aller plus loin et mieux gérer vos remplacements urgents ? Contactez nos experts pour un diagnostic !

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